Мантрата "те ни лъжат, че ни плащат, ние ги лъжем, че работим" е родена в друго време и е добре да остане в него. Тя е далеч от реалностите на съвременните свят и пазар на труда, където продуктивността е в основата на успеха.
Всеки кадър, който иска да се развива на работното си място и да бъде възможно най-ценен за компанията, в която работи, трябва да знае как да оптимизира времето си на работа, да задържа фокуса си върху задачите и да бори разсейващите фактори, които го заобикалят.
Как да постигнете това?
Потърсихме отговорите от експерти в областта на труда - психолози и специалист в сферата на човешките ресурси, за да могат техните съвети да са ваш ориентир в постигане на желаните цели.
Съветите на HR експерта
Когато говорим за постигане на ефективност на работното място, няколко неща са валидни за всеки човек, без значение от сферата му на дейност, обяснява Мартин Рангелов, ръководител на екип "Ключови клиенти" в HRS Bulgaria. По думите му тези пет насоки могат да се окажат особено ефективни, когато става дума за оптимизиране времето на работното място.
Ето ги и тях:
1. Създайте списък със задачи
За да може ефективно да свършите работните си ангажименти, трябва във всеки един момент да сте наясно какви са те. Ето защо Рангелов препоръчва да запишете основните ангажименти, които трябва да бъдат изпълнени през деня. По този начин може да следите напредъка по всяка една от тях и да си гарантирате, че няма да забравите нещо важно.
2. Приоритизирайте задачите
Често позволяваме на дребни ангажименти да ни отклонят от по-важните въпроси за решаване. Ето защо според експерта от HRS Bulgaria в началото на работния ден задачите е добре да бъдат подредени въз основа на тяхното ниво на важност и спешност. "Това ще ви гарантира, че най-критичните задачи са завършени първи", обяснява Рангелов.
3. Минимизирайте разсейването
Дори да сте приоритизирали задачите, често - и в офисна, и в хоумофисна среда - се появяват редица разсейващи фактори (повече за влиянието им четете в статията горе). Такива могат да бъдат известия в социалните медии, телефонни обаждания и ненужни срещи. Рангелов препоръчва да се изолирате от тях, за да може да сте концентрирани в задачите, които наистина трябва да свършите.
4. Правете си почивки
Да не станете от стола цял ден може да звучи като единственият начин да смогнете с всичко, което трябва да се свърши, но то може да има обратния ефект. Претоварването може да намали производителността ви. "Не забравяйте да взимате кратки почивки през целия ден, за да се заредите с енергия и да се фокусирате отново", препоръчва HR експертът.
5. Управлявайте времето ефективно
Рангелов съветва при възможност да разпределите деня си по график и с конкретни часове за дадени задачи. В случай, че успеете да се придържате към графика си, има по-голям шанс да не отлагате нещата, които трябва да бъдат свършени, а когато ги отметнете, това да е без компромиси със сроковете и с качеството на работа.
Психолозите също наблягат на планирането
Едва ли е изненада, че насоките на HR експерта биват подкрепени и обяснени от психолозите. Психологът Ели Мантовска също изтъква колко ключов момент е да определите кои задачи са най-спешни и важни.
"Една техника, която често обсъждаме с моите клиенти и е много стара и изпитана, е квадрантът "Спешност/важност". Този инструмент се приписва на администрацията на президента на САЩ Айзенхауер. Целта е да можем да разположим задачите си за деня по осите и да се заемем първо с най-спешните и важните", обяснява тя.
Дори тогава обаче служителите много често стигат до извода, че са в конфликт - т.е. че имат твърде много задачи и че всичките са максимално спешни и важни. Но и за това има решение. Препоръката на Мантовска е в такъв случай да се обърнете към директния си ръководител и да попитате него кое намира за най-неотложно и важно.
Общата платформа на Webcafe.bg и Money.bg за кариерни съвети, която свързва талантите с бизнеса.
"В зависимост от професията има редица успешни методи, с които може да оптимизираме времето си. Най-ключовият от тях, разбира се, е планирането", казва и трудовият психолог Ирена Райкова.
Тя обръща внимание, че задачите трябва да се приоритизират по правилния начин, независимо дали правите това в края на работния ден или рано сутрин, и да се прецени кои трябва да бъдат свършени днес и в коя част на деня, както и кои могат да бъдат отложени.
Мултитаскингът - т.е. извършването на множество дейности наведнъж - може да звучи като ефективен и гъвкав начин да се справите с всичко, отбелязва тя, но всъщност той ви натоварва и изтощава допълнително. Практикуващите го редовно са по-податливи на стрес и са по-предразположени да "прегорят".
Райкова съветва ако работата ви включва срещи, да прецените времето си спрямо тях, но да си оставяте малки паузи между всяка, за да можете да промените фокуса на мисълта и да превключите по-успешно към следващата тема.
От полза са планерите на хартия, както и мобилните или уеб приложения, които се явяват ценен съюзник в планирането и подреждането на задачите за всеки ден.
Търсенето на фокус
Някои професии изискват висока концентрация и тук трябва да се вземе предвид влиянието на заобикалящата среда, прекъсванията и крайните срокове. Тук психологът Ели Мантовска съветва отрано да заделяте блокове в програмата си, в които да не се включвате в срещи, а в тях да бъдат разпределени част от онези задачи, изискващи висок фокус.
Трябва да си дадете отговор и на въпроса "Колко дълго мога да поддържам този фокус?", тъй като за един човек отговорът ще е половин час, за други - повече.
Когато става дума за фокус, неизбежно отново изниква темата за разсейващите фактори и огромния по мащаби информационен поток, изразяващ се в постоянните известия, които ни дебнат отвсякъде. Ето защо психологът подчертава нуждата от самоконтрол в това отношение - да разберете, че има известия, които можете да пропуснете, и съобщения/обаждания, които могат да почакат.
Загубата на фокус по време на работа може да се случи и когато вършите няколко задачи накуп, посочва Ирена Райкова.
"Например ако сме в среща, спокойно можем да напишем няколко e-mail-а или да отворим телефона си в същото време. Ефективен начин да избегнем това е да държим пусната камерата си, което няма да позволи странични фактори да ни оказват влияние и ще ни държи концентрирани в темата на срещата", съветва тя.
Разказва и за интересен трик, споделен преди години от американски снайперист - т.нар. "СООП" или - спри, огледай се, ослушай се, помириши.
"Накратко казано, целта на това упражнение е да изключиш всички разсейващи фактори и да се потопиш в момента тук и сега. По този начин прекратяваме всички останали процеси на мисълта и сме способни да ги рестартираме след това с правилен фокус", обяснява Райкова.
Ползата на неочаквани места
Мантовска казва, че всеки от нас трябва да си даде ясна сметка кое ни разсейва и кое ни зарежда. Понякога може да се окаже, че някои от факторите, които мислим за разсейващи, всъщност са ни от полза.
"Преди време работех с колега, който следобед идваше в нашия отдел, разказваше някой виц и излизаше. В началото ми се струваше много неефективно и разсейващо за всички ни и обмислях да го помоля да спре. После си дадох сметка, че той е от екип, с който преди трудно се сработвахме, а напоследък си партнираме с повече лекота", разказва самата Мантовска.
Тя осъзнава, че преди са имали малко или никакъв неформален контакт с колегите от другия отдел, но благодарение на кратките почивки са се сближили и са започнали да проявяват разбиране едни към други.
"И така, една на пръв поглед времегубеща практика, се оказа, че е довела до продуктивност и по-лека атмосфера", допълва тя.
Досадните задачи
Нека бъдем честни - има задачи, които човек просто не желае да вършим. Онези досадни елементи от професията, които няма как да избегне, но пък затова редовно отлага. Според Мантовска е добре да се попитате кои са тези задачи и по каква причина ги отбягвате, както и как бихте се почувствали, ако ги отметнете.
Една идея е да си давате кратки почивки, с които да отпразнувате справянето с такива задачи.
Друга е да се ползва т.нар. "правило на петте минути". Т.е. да настроите таймер от 5 минути и да свършите каквото успеете по тази задача за това време. Често, обяснява Мантовска, работата ни поглъща след това и бихте могли да продължите и по-дълго.
Дори да не се случи така, най-малкото сте преодолели нежеланието да се захванете с досадната задача.
"Една сходна техника е техниката Помодоро: да заделим кратки периоди от време без никакви разсейващи фактори, с изключен телефон и имейл, и да свършим колкото се може повече фокусирана работа за тези 20 или 30 минути", обяснява Мантовска.
Ролята на храненето и съня
Ирена Райкова казва, че е важно да помислите и за начина си на хранене.
"Колкото по-качествена и богата на витамини храна приемате, толкова по-ефективни сме и физически, и умствено. Храната може да ни направи както лениви и уморени, така и ефективни и енергични. Не на последно място тя влияе и на способността ни да се концентрираме", посочва трудовият психолог.
Що се отнася до ефективността на работното място, не по-малко важни са спортът и добрият сън. Да, може да е изкушаващо да заспите с телефон в ръце, да пиете кафе следобед или да консумирате нещо сладко след вечеря. Всички тези действия обаче влияят негативно на съня, правят ви разконцентрирани и уморени, посочва Райкова.
И изтъква алтернативите - книга, безкофеиново кафе или чай и други, с които можете да промените навиците си към по-добро. И, разбира се, към повече ефективност.
---
"Твоето БЪДЕЩЕ" се реализира в партньорство с ProCredit Bank, Cargotec, Experian, Cetin, LIDL, Първа инвестиционна банка, UNIQA Software Service, Flutter, Kaufland, Credissimo, Entain.
